Die Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei vielen Gastronomen Unbehagen aus. Das muss nicht sein: Wer weiß, was auf ihn zukommt, kann gelassen bleiben. In diesem Artikel erklären wir Ihnen den kompletten Ablauf einer Betriebsprüfung im Restaurant und zeigen, welche Rechte und Pflichten Sie haben.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist eine umfassende Überprüfung Ihrer steuerlichen Verhältnisse durch das Finanzamt. Der Betriebsprüfer kontrolliert dabei, ob Ihre Steuererklärungen korrekt sind und alle steuerlich relevanten Sachverhalte richtig erfasst wurden.
Für die Gastronomie gilt: Sie gehört zu den sogenannten bargeldintensiven Branchen und wird daher statistisch häufiger geprüft als andere Wirtschaftszweige. Das Finanzamt weiß, dass in der Gastronomie viel mit Bargeld gearbeitet wird und die Manipulationsgefahr höher eingeschätzt wird.
Wann kommt der Betriebsprüfer?
Anders als bei der unangekündigten Kassennachschau wird eine reguläre Betriebsprüfung vorher angekündigt. In der Regel erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung mit einer Frist von mindestens zwei Wochen.
Die Prüfungsanordnung enthält folgende wichtige Informationen:
- Den Prüfungszeitraum (welche Jahre geprüft werden)
- Die zu prüfenden Steuerarten (z.B. Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer)
- Den Namen des Prüfers
- Den voraussichtlichen Beginn der Prüfung
Tipp: Prüfen Sie die Prüfungsanordnung sorgfältig. Sie haben das Recht, Einspruch einzulegen oder eine Verschiebung des Prüfungstermins zu beantragen, wenn wichtige Gründe vorliegen.
Welcher Zeitraum wird geprüft?
Standardmäßig umfasst eine Betriebsprüfung drei Jahre. Bei einem mittelgroßen Gastronomiebetrieb werden also typischerweise die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre überprüft.
In bestimmten Fällen kann der Prüfungszeitraum erweitert werden:
- Leichtfertige Steuerverkürzung: Erweiterung auf bis zu 5 Jahre
- Steuerhinterziehung: Erweiterung auf bis zu 10 Jahre
Wo findet die Prüfung statt?
Die Betriebsprüfung findet grundsätzlich in Ihren Geschäftsräumen statt. Der Prüfer möchte die Buchhaltungsunterlagen, Kasse und Betriebsabläufe vor Ort einsehen können. In Ausnahmefällen kann die Prüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt durchgeführt werden.
Für ein Restaurant bedeutet das: Der Prüfer wird sich Ihre Räumlichkeiten anschauen, das Kassensystem begutachten und Einsicht in alle relevanten Unterlagen verlangen.
Was prüft das Finanzamt im Restaurant?
In der Gastronomie konzentriert sich der Betriebsprüfer auf bestimmte Schwerpunkte:
1. Kassenführung und Kassenbuch
Die ordnungsgemäße Kassenführung steht im Mittelpunkt jeder Gastronomie-Prüfung. Der Prüfer kontrolliert:
- Tägliche Z-Berichte und deren lückenlose Aufbewahrung
- Übereinstimmung von Kassenbuch und tatsächlichem Kassenbestand
- Dokumentation von Kassendifferenzen und Stornos
- Vorhandensein einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Die Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem
2. Wareneinsatz und Rohgewinnaufschlag
Der Prüfer analysiert das Verhältnis zwischen eingekauften Waren und erzielten Umsätzen. Ein untypisch niedriger oder schwankender Rohgewinnaufschlag kann auf nicht versteuerte Einnahmen hindeuten.
3. Personalkosten
Besonderes Augenmerk liegt auf der korrekten Abrechnung von:
- Minijobs und deren Grenzen
- Aushilfen und kurzfristig Beschäftigten
- Familienangehörigen im Betrieb
- Trinkgeldregelungen
4. Umsatzsteuer
Die korrekte Anwendung der Umsatzsteuersätze (7% für Außer-Haus-Verkauf, 19% für Verzehr vor Ort) wird genau kontrolliert. Auch die Vorsteuerabzugsberechtigung bei Eingangsrechnungen wird überprüft.
5. Private Entnahmen
Sachentnahmen wie Personalessen oder Bewirtung von Familienangehörigen müssen korrekt versteuert werden. Der Prüfer vergleicht Ihre Angaben mit den amtlichen Pauschalen.
Achtung: Mängel in der Kassenführung sind der häufigste Grund für Hinzuschätzungen. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist daher der beste Schutz vor unangenehmen Nachzahlungen.
Ihre Rechte während der Prüfung
Als geprüfter Betrieb haben Sie wichtige Rechte:
- Hinzuziehung eines Steuerberaters: Sie können jederzeit Ihren Steuerberater hinzuziehen
- Auskunftsverweigerungsrecht: Bei Gefahr der Selbstbelastung können Sie die Aussage verweigern
- Recht auf Akteneinsicht: Sie dürfen die Prüfungsakten einsehen
- Anwesenheitsrecht: Sie dürfen bei allen Prüfungshandlungen anwesend sein
Ihre Pflichten während der Prüfung
Gleichzeitig bestehen auch Mitwirkungspflichten:
- Vorlage von Unterlagen: Alle angeforderten Dokumente müssen bereitgestellt werden
- Erteilung von Auskünften: Sachliche Fragen müssen wahrheitsgemäß beantwortet werden
- Datenzugriff: Der Prüfer kann direkten Zugriff auf Ihre elektronischen Daten verlangen (GDPdU-Export)
- Betriebsbesichtigung: Der Prüfer darf Ihre Geschäftsräume besichtigen
Wie endet die Betriebsprüfung?
Am Ende der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Hier werden alle Feststellungen des Prüfers erläutert und Sie haben die Möglichkeit, Stellung zu nehmen.
Der Prüfer erstellt anschließend einen Prüfungsbericht, der alle Ergebnisse dokumentiert. Auf Basis dieses Berichts erlässt das Finanzamt gegebenenfalls geänderte Steuerbescheide.
Gut zu wissen: Gegen die geänderten Steuerbescheide können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen, wenn Sie mit den Feststellungen nicht einverstanden sind.
Fazit: Vorbereitung ist alles
Eine Betriebsprüfung muss kein Schreckgespenst sein. Mit einer sauberen Buchführung, einer ordnungsgemäßen Kassenführung und einer guten Vorbereitung können Sie der Prüfung gelassen entgegensehen.
Als auf Gastronomie spezialisierter Buchhaltungs-Dienstleister begleiten wir Sie von Anfang an mit einer prüfungssicheren Buchhaltung; die steuerliche Beratung und Vertretung in der Prüfung übernimmt Ihr Partner-Steuerberater. So sind Sie jederzeit optimal vorbereitet. Sprechen Sie uns an - wir beraten Sie gerne zu Ihrer Buchhaltung.