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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Präambel und Begriffsbestimmungen

1.1 Die Better Accounting Solutions GmbH i.G. („Better Accounting") stellt eine cloudbasierte Softwareplattform („Plattform") bereit, über die ausschließlich Unternehmer (§ 14 BGB) ihre Buchhaltungsunterlagen digital bereitstellen, verwalten und mit Dienstleistern – insbesondere Steuerberatungskanzleien – kommunizieren können. Better Accounting richtet sich nicht an Verbraucher.

1.2 Zusätzlich erbringt Better Accounting kaufmännische Buchhaltungsleistungen ohne Steuerberatung, insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Belegerfassung und -kontierung, die Bereitstellung von Software und Portal, einen persönlichen Ansprechpartner sowie die Koordination des Ablaufs und die Aufbereitung von Daten für eine vom Kunden beauftragte Steuerberatungskanzlei.

1.2a Rollenmodell / Abgrenzung: Better Accounting ist weder Steuerberater noch Steuerberatungsgesellschaft und erbringt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Better Accounting erbringt ausschließlich die nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG zulässigen Tätigkeiten (laufende Buchhaltung, laufende Lohnabrechnung, Belegerfassung/-kontierung, Software/Portal, persönlicher Ansprechpartner und Koordination des Ablaufs). Steuerberatung und sämtliche den Steuerberatern vorbehaltenen Aufgaben (insbesondere Steuerberatung im Einzelfall, Jahresabschluss/Bilanz/EÜR mit steuerlicher Würdigung, Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, steuerliche Gestaltung/Optimierung sowie die Vertretung bei Betriebsprüfungen) werden ausschließlich durch selbstständige, kooperierende Partner-Steuerberater auf Grundlage eines separaten Mandatsvertrages erbracht.

1.3 Begriffe: „Kunde" ist ein Unternehmer (§ 14 BGB). „Steuerberatungskanzlei/Partnerkanzlei" ist ein rechtlich unabhängiger Dritter, mit dem der Kunde einen separaten Mandatsvertrag schließt. „AVV" ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Geltungsbereich

2.1 Diese AGB gelten ausschließlich für Verträge zwischen Better Accounting und Unternehmern. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, Better Accounting stimmt ihrer Geltung in Textform zu.

2.2 Vertrags- und Leistungssprache ist Deutsch.

3. Vertragsschluss und Vertragsunterlagen

3.1 Der Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande: (i) Abschluss eines digitalen Abonnements über die Plattform, (ii) Annahme eines schriftlichen oder elektronischen Angebots, (iii) Unterzeichnung einer Individualvereinbarung. Der Vertragstext wird gespeichert und dem Kunden in seinem Konto bereitgestellt.

3.2 Diese AGB, die Leistungsbeschreibung, die Preisliste, etwaige Service Level Agreements (SLA) sowie der AVV (soweit einschlägig) bilden die Vertragsgrundlage.

4. Leistungsgegenstand und strikte Abgrenzung zur Steuerberatung

4.1 Plattformbereitstellung (SaaS): Better Accounting gewährt während der Laufzeit Zugriff auf die Plattform. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht ausschließliches Nutzungsrecht. Kein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes.

4.2 Buchhaltungsleistungen ohne Steuerberatung: Better Accounting erbringt ausschließlich die nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG zulässigen Tätigkeiten: Durchführung mechanischer Arbeitsgänge, Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnung und – sofern vom Kunden bereitgestellt – das Fertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen. Better Accounting erteilt keine steuerlichen Ratschläge und nimmt keine rechtliche Würdigung von Sachverhalten vor.

4.3 Keine Hilfeleistung in Steuersachen: Better Accounting erbringt keine geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen, die nach § 3 StBerG ausschließlich Steuerberatern u.a. vorbehalten ist. Insbesondere erbringt Better Accounting keine steuerliche Gestaltungsberatung, erstellt keine Steuererklärungen, nimmt keine inhaltliche Prüfung steuerlicher Sachverhalte vor und vertritt den Kunden nicht gegenüber Behörden und Gerichten. Better Accounting gibt lediglich Hilfestellung im Rahmen der Buchhaltung und der technischen Datenaufbereitung. Die zutreffende steuerliche und rechtliche Behandlung von Geschäftsvorfällen obliegt allein dem Unternehmer/Kunden.

4.4 Elektronische Übermittlungen (z. B. ELSTER/Sozialversicherung): Eine elektronische Übermittlung steuer- oder sozialversicherungsrechtlich relevanter Daten erfolgt ausschließlich (a) als rein technischer Übermittlungsdienst im Namen und auf Weisung des Kunden ohne inhaltliche Prüfung oder (b) im Auftrag und unter Verantwortung der beauftragten Steuerberatungskanzlei über deren Zugänge. Better Accounting handelt dabei nicht als Berater.

4.5 Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzleien: Steuerliche Leistungen (z. B. Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, steuerliche Beratung) erbringt ausschließlich die vom Kunden beauftragte Steuerberatungskanzlei auf Grundlage eines separaten Mandatsvertrages. Better Accounting bereitet Daten auf und stellt sie technisch bereit.

5. Gegenseitige Entbindung von der Verschwiegenheit und Datenaustausch

5.1 Soweit der Kunde Better Accounting und eine Steuerberatungskanzlei parallel beauftragt, erklärt der Kunde hiermit ausdrücklich, dass Better Accounting und die Steuerberatungskanzlei jeweils von ihrer berufsrechtlichen Verschwiegenheit gegenüber der jeweils anderen Partei insoweit entbunden sind, wie es für die ordnungsgemäße Erbringung der beauftragten Leistungen erforderlich ist (z. B. Austausch von Buchhaltungsdaten, Rückfragen zu Belegen, Klärung von Kontierungen). Die Entbindung umfasst keine darüber hinausgehenden Offenbarungen. Der Kunde kann die Entbindung jederzeit für die Zukunft widerrufen; in diesem Fall kann die Vertragserfüllung beeinträchtigt sein.

5.2 Better Accounting und die Steuerberatungskanzlei sind berufsrechtlich bzw. gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet; die Entbindung dient ausschließlich dem notwendigen Informationsfluss. Better Accounting stellt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sicher, um die Vertraulichkeit und Integrität der ausgetauschten Daten zu gewährleisten.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

6.1 Der Kunde stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig, richtig, aktuell und rechtzeitig bereit (insbesondere Belege, Verträge, Bankdaten, Mitarbeiterstammdaten). Der Kunde benennt einen fachkundigen Ansprechpartner und beantwortet Rückfragen zeitnah.

6.2 Der Kunde bleibt für die materielle Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich. Offensichtliche Unplausibilitäten oder fehlende Unterlagen darf Better Accounting zurückweisen und eine Ergänzung anfordern.

7. Fristen und Cut-off-Zeiten

7.1 Termin- und Fristeinhaltung (insb. Lohnläufe, Meldungen) setzt voraus, dass der Kunde die erforderlichen Unterlagen bis zu den mitgeteilten Cut-off-Zeiten vollständig bereitstellt. Better Accounting haftet bei entstehenden Verzögerungen nur für grobes Verschulden. Verzögerungen aufgrund verspäteter oder fehlerhafter Mitwirkung liegen außerhalb der Verantwortung von Better Accounting.

8. Nutzung der Plattform, Kontenverwaltung

8.1 Der Kunde verwaltet Nutzer und Zugriffsrechte, schützt Zugangsdaten und nutzt die Plattform ausschließlich vertragsgemäß. Sicherheitsmechanismen dürfen nicht umgangen oder beeinträchtigt werden.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Support

9.1 Ohne gesondertes SLA wird eine durchschnittliche jährliche Zielverfügbarkeit der Plattform von 99 % angestrebt; geplante Wartung, höhere Gewalt und Störungen außerhalb des Einflussbereichs sind ausgenommen. Eine Verfügbarkeitsgarantie wird nicht zugesagt. Optional vereinbarte SLAs gehen vor.

9.2 Wartungsfenster werden – soweit zumutbar – vorab angekündigt. Supportkanäle und Reaktionszeiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung bzw. dem SLA.

10. Preise, Abrechnung und Zahlungsbedingungen

10.1 Es gelten die beim Vertragsschluss vereinbarten Preise bzw. die aktuelle Preisliste. Abrechnung erfolgt, sofern nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus; Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Zahlungen erfolgen über die gewählte Zahlungsmethode (SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder vergleichbarer Dienst).

10.2 Preisänderungen: Better Accounting kann Preise mit Wirkung für die Zukunft anpassen, wenn berechtigte Gründe vorliegen (z. B. Leistungsumfangserweiterungen, wesentliche Kostensteigerungen für Infrastruktur, Lizenzen, Personal). Änderungen werden mindestens 6 Wochen vor Wirksamkeit in Textform mitgeteilt; der Kunde hat ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

11.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

11.2 Kündigungen können per E-Mail an die Supportadresse oder über die hierfür vorgesehene Funktion im Kundenkonto erklärt werden (sofern verfügbar).

12. Daten nach Vertragsende (Export, Aufbewahrung, Löschung)

12.1 Nach Vertragsende wird der Zugang deaktiviert. Der Kunde kann innerhalb von 12 Monaten nach Vertragsende einen Export der von ihm bereitgestellten oder erzeugten Daten in einem gängigen elektronischen Format anfordern.

12.2 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO, in der jeweils geltenden Fassung) bleiben unberührt; während dieser Zeit dürfen Daten gesperrt gespeichert bleiben und werden anschließend gelöscht, soweit keine weitergehenden rechtlichen Pflichten bestehen.

13. Datenschutz und Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

13.1 Better Accounting verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich gemäß geltendem Datenschutzrecht (insb. DSGVO). Soweit Better Accounting personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Leistungsbeginn zwingend einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO, einschließlich Anlage zu Unterauftragsverarbeitern und TOMs.

13.2 Better Accounting setzt nur solche Unterauftragsverarbeiter ein, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten; der Kunde wird über wesentliche Änderungen informiert und kann in den gesetzlich vorgesehenen Fällen widersprechen. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur bei Vorliegen einer geeigneten Rechtsgrundlage (z. B. Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln).

13.3 Datenschutzvorfälle werden dem Kunden unverzüglich nach Maßgabe der DSGVO mitgeteilt. Weitere Details ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem AVV.

14. Gewährleistung (SaaS)

14.1 Better Accounting stellt die Plattform in dem vereinbarten Funktionsumfang bereit und entwickelt sie fortlaufend weiter. Wesentliche Mängel werden innerhalb angemessener Frist nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten behoben. Unerhebliche Abweichungen begründen keine Mängelansprüche.

15. Haftung und Verantwortungsabgrenzung

15.1 Better Accounting haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Garantie.

15.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Better Accounting nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); die Haftung ist der Höhe nach auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

15.3 Haftung für Datenverlust ist – vorbehaltlich Ziff. 15.1 – auf den Schaden begrenzt, der auch bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.

15.4 Better Accounting haftet nicht für Schäden, die auf unvollständigen, fehlerhaften oder verspätet bereitgestellten Informationen/Unterlagen des Kunden beruhen. Die inhaltlich zutreffende steuerliche und rechtliche Einordnung von Geschäftsvorfällen obliegt ausschließlich dem Kunden und/oder seiner beauftragten Steuerberatungskanzlei. Better Accounting kann für falsche rechtliche oder steuerliche Beurteilungen nicht in Anspruch genommen werden; der Kunde trägt insoweit das vollständige Risiko.

16. Freistellung

Der Kunde stellt Better Accounting von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform oder aus rechtswidrigen, fehlerhaften oder unvollständigen Inhalten/Unterlagen des Kunden resultieren, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

17. Vertraulichkeit

17.1 Beide Parteien behandeln alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werdenden vertraulichen Informationen streng vertraulich und nutzen sie ausschließlich zur Vertragserfüllung. Die Pflicht gilt über die Vertragsbeendigung hinaus. Ziff. 5 (gegenseitige Entbindung zwischen Steuerberater und Better Accounting auf Weisung des Kunden) bleibt unberührt.

18. Änderungen dieser AGB

18.1 Better Accounting kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, sofern keine wesentliche Leistungsverschlechterung erfolgt und berechtigte Interessen (rechtliche/technische Änderungen, neue Funktionen, Kostenentwicklung) dies erfordern. Änderungen werden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Der Kunde kann widersprechen; bei nachteiligen wesentlichen Änderungen besteht ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitszeitpunkt. Unterbleiben Widerspruch oder Kündigung, gelten die Änderungen ab dem mitgeteilten Zeitpunkt. Hierauf wird in der Änderungsmitteilung hingewiesen.

19. Abtretung, Aufrechnung

19.1 Better Accounting kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf verbundene Unternehmen übertragen; der Kunde wird hierüber informiert. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

20. Schlussbestimmungen

20.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand ist Mainz, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

20.2 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.