FAQ zur Gastronomie-Buchhaltung

Der monatliche Preis besteht aus einem Sockelbeitrag von 97 EUR bei einem Jahresumsatz von bis zu 99.999 EUR. Ab 100.000 EUR kommen 40 EUR für jede weitere 100.000-Euro-Stufe hinzu. Beispiel: Bei 250.000 EUR Umsatz sind das 97 EUR + 2-mal 40 EUR = 177 EUR monatlich. Enthalten sind laufende Buchhaltung, Auswertungen und persönliche Betreuung.

Die Gastronomie hat besondere Anforderungen: bargeldintensive Geschäfte, verschiedene Umsatzsteuersätze (7 % und 19 %), komplexe Personalstrukturen mit Minijobs und Aushilfen sowie strenge Kassenbuchführungspflichten. Durch unsere Spezialisierung kennen wir diese Besonderheiten und können digitale Prozesse gezielt darauf ausrichten.

Die Zusammenarbeit ist denkbar einfach: Sie laden Ihre Belege, Kassenabrechnungen und Kontoauszüge in Ihre Anwendung hoch oder fotografieren sie mit unserer App. Die Dokumente werden automatisch vorbereitet und wir erstellen Ihre laufende Buchhaltung. Ein Partner-Steuerberater aus unserem Netzwerk prüft die steuerlich relevanten Punkte und gibt sie frei. Sie erhalten monatlich Ihre Auswertungen und haben jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner für Fragen.

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch in der Gastronomie muss täglich geführt werden. Jede Einnahme und Ausgabe muss mit Datum, Betrag und Grund erfasst werden. Tägliche Z-Berichte der Kasse sind Pflicht. Der Kassenbestand muss jederzeit mit dem Buchbestand übereinstimmen. Wichtig: Keine nachträglichen Änderungen, keine Lücken in der Nummerierung, und alle Stornos müssen dokumentiert werden.

Eine Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung durch das Finanzamt, die während der Geschäftszeiten stattfinden kann. Der Prüfer kontrolliert die Kasse, vergleicht den Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand und prüft die Kassenaufzeichnungen. Vorbereitung: Führen Sie täglich ordentliche Kassenabschlüsse durch, bewahren Sie alle Z-Berichte auf, dokumentieren Sie jede Kassendifferenz und halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation bereit.

Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme in Deutschland über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Ihr Kassensystem muss GoBD-konform sein, alle Transaktionen unveränderbar speichern und Z-Berichte erstellen können. Beliebte Systeme für die Gastronomie sind orderbird, ready2order oder gastrofix. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für alle Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Steuersatz von 7 % – egal, ob vor Ort verzehrt, zum Mitnehmen gekauft oder geliefert. Getränke werden weiterhin mit 19 % besteuert. Bei Milchgetränken mit einem Kuhmilchanteil von über 75 % gilt der ermäßigte Satz von 7 %. Bei Kombiangeboten (z. B. Buffets, Menüs) wird pauschal mit 30 % Getränkeanteil (19 %) und 70 % Speisenanteil (7 %) aufgeteilt.

Die Gastronomie gehört zu den besonders prüfungsintensiven Branchen. Kleine und mittlere Gastronomiebetriebe werden statistisch etwa alle 3-5 Jahre geprüft, manche auch häufiger. Bargeldintensive Geschäfte stehen unter besonderer Beobachtung. Eine saubere Buchführung und ordnungsgemäße Kassenführung sind daher essentiell.

Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt Ihre Buchführung, Steuererklärungen und insbesondere die Kassenführung. Geprüft werden typischerweise 3 Jahre. Der Prüfer analysiert Umsätze, Wareneinsatz, Personalkosten und vergleicht Ihre Zahlen mit Branchenwerten. Mängel in der Kassenführung können zu Hinzuschätzungen führen. Mit unserer prüfungssicheren Buchhaltung sind Sie optimal vorbereitet.

Gute Vorbereitung beginnt mit sauberer, laufender Buchführung. Konkret: Führen Sie Ihr Kassenbuch täglich und lückenlos, bewahren Sie alle Belege geordnet auf, erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse, und achten Sie auf plausible Wareneinsatzquoten. Bei der Prüfung selbst: Bleiben Sie ruhig, beantworten Sie nur das Gefragte, und ziehen Sie bei Unklarheiten Ihren Steuerberater hinzu.

Prüfer schauen besonders auf: Kassenführung und Z-Berichte, Wareneinsatzquote (Verhältnis Wareneinkauf zu Umsatz), Personalkosten und Lohnbuchhaltung (besonders Minijobs), Trinkgeldregelung, private Entnahmen und Sachbezüge (z.B. Personalessen), sowie die korrekte Anwendung der Umsatzsteuersätze. Unstimmigkeiten in diesen Bereichen führen oft zu Hinzuschätzungen.

Eine Hinzuschätzung erfolgt, wenn das Finanzamt bei der Betriebsprüfung Mängel in der Buchführung feststellt und den Gewinn schätzt – meist zu Ihren Ungunsten. Typische Gründe: fehlende Z-Berichte, unplausible Wareneinsatzquoten, Kassendifferenzen oder lückenhafte Belege. Vermeidung: Führen Sie Ihr Kassenbuch täglich, bewahren Sie alle Belege auf, dokumentieren Sie Kassendifferenzen sofort und halten Sie Ihre Wareneinsatzquote im branchenüblichen Rahmen (25-35% für Restaurants).

Es kommt darauf an, wer das Trinkgeld erhält: Trinkgeld, das direkt vom Gast an den Mitarbeiter gegeben wird (freiwillig, ohne Rechtsanspruch), ist für den Mitarbeiter steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Trinkgeld, das der Arbeitgeber einsammelt und später verteilt oder das über das Kassensystem läuft, ist hingegen lohnsteuerpflichtig. Als Arbeitgeber müssen Sie in diesem Fall Lohnsteuer und Sozialabgaben abführen.

Minijobs müssen bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. 2026 liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 603 EUR. Als Arbeitgeber zahlen Sie pauschale Abgaben für Rentenversicherung, Krankenversicherung, Umlagen und Pauschsteuer. Wichtig: Auch bei kurzfristiger Beschäftigung besteht Meldepflicht. Dokumentieren Sie Arbeitszeiten sorgfältig – besonders bei mehreren Minijobbern, um nicht in die Sozialversicherungspflicht zu rutschen.

Personalessen kann ein geldwerter Vorteil sein und muss in der Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt werden. Für 2026 liegen die amtlichen Sachbezugswerte bei 2,37 EUR für ein Frühstück und 4,57 EUR für ein Mittag- oder Abendessen pro Tag. Alternativ kann je nach Gestaltung der tatsächliche Wert relevant sein. Dokumentieren Sie alle Personalmahlzeiten sorgfältig für die Lohnabrechnung.

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 EUR pro Stunde. Bei einer Minijob-Grenze von 603 EUR sind damit rechnerisch rund 43 Stunden pro Monat möglich. Wichtig: Kost und Logis dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Überstunden müssen ebenfalls mindestens mit dem Mindestlohn vergütet werden. Führen Sie ein lückenloses Arbeitszeitdokument.

Unser Preis richtet sich nach Ihrem jährlichen Unternehmensumsatz: Der Sockelbeitrag beträgt 97 EUR bei einem Jahresumsatz von bis zu 99.999 EUR. Ab 100.000 EUR kommen 40 EUR für jede weitere 100.000-Euro-Stufe hinzu. Ein Betrieb mit 100.000 EUR Umsatz liegt bei 137 EUR monatlich, ein Betrieb mit 250.000 EUR Umsatz bei 177 EUR monatlich. So bleibt der Preis transparent und wächst nachvollziehbar mit der Größe Ihres Betriebs.

Ja, besonders für bargeldintensive Betriebe. Die Gastronomie ist eine der am häufigsten geprüften Branchen. Fehler in der Kassenführung führen schnell zu teuren Hinzuschätzungen. Zudem gewinnen Sie als Inhaber wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft. Bei EasySteuern erhalten Sie professionelle Buchhaltung mit digitalen Prozessen, monatlichen Auswertungen und persönlicher Betreuung.

Die Wareneinsatzquote = (Wareneinkauf / Netto-Umsatz) × 100. Eine typische Quote für Restaurants liegt bei 25-35%, für Cafés bei 20-30%, für Bars bei 18-25%. Beispiel: Bei 50.000€ Umsatz und 15.000€ Wareneinkauf beträgt die Quote 30%. Das Finanzamt vergleicht Ihre Quote mit Branchenwerten. Stark abweichende Werte können eine Prüfung auslösen. Wir helfen Ihnen, Ihre Quote zu überwachen und zu optimieren.

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden von E-Rechnungen für die meisten Betriebe Pflicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Format (ZUGFeRD oder XRechnung), das von Maschinen gelesen werden kann – kein PDF! Für Gastronomen bedeutet das: Sie brauchen ein System, das E-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten kann. Wir unterstützen Sie bei der Umstellung.

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern" – die Regeln des Finanzamts für digitale Buchführung. GoBD-konform bedeutet: Unveränderbarkeit der Daten, lückenlose Dokumentation, jederzeitige Lesbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Für Gastronomen ist besonders die Kassenführung kritisch: Ihr Kassensystem muss alle Transaktionen manipulationssicher speichern (TSE-Pflicht seit 2020). Verstöße können bei Prüfungen teuer werden.

Für die Kasse empfehlen wir GoBD-konforme Systeme wie orderbird, ready2order oder gastrofix – alle mit TSE-Zertifizierung. Wichtig: Die Systeme müssen miteinander kommunizieren können. Bei EasySteuern haben wir Schnittstellen zu allen gängigen Kassensystemen. Sie laden einfach Ihre Kassendaten hoch, wir erledigen den Rest.

Die Fristen hängen von Ihrer Rechtsform ab: Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften ist die Steuererklärung bis zum 31. Juli des Folgejahres fällig (mit Steuerberater bis Ende Februar des übernächsten Jahres). GmbHs müssen den Jahresabschluss innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende aufstellen und im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die Inventur muss zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) durchgeführt werden.

Die Inventur muss alle Bestände zum Stichtag erfassen: Lebensmittel, Getränke, Verbrauchsmaterialien, Geschirr, Einrichtung. Praktische Tipps: Führen Sie die Inventur möglichst am 31.12. oder 1.1. durch, zählen Sie mit zwei Personen (einer zählt, einer schreibt), dokumentieren Sie angebrochene Flaschen mit Füllstand, und fotografieren Sie die Bestände als Nachweis. Die Inventurliste muss 10 Jahre aufbewahrt werden.

Hauptsteuern in der Gastronomie: 1) Umsatzsteuer (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke), monatliche oder quartalsweise Voranmeldung. 2) Einkommensteuer/Körperschaftsteuer auf Ihren Gewinn. 3) Gewerbesteuer ab 24.500 EUR Gewinn (Freibetrag für Einzelunternehmer). 4) Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter. Je nach Situation können noch Grundsteuer, Vergnügungssteuer (Spielautomaten) oder Schankerlaubnisgebühren hinzukommen.