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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das von Maschinen automatisch ausgelesen werden kann.
Wichtig zu verstehen
Ein PDF ist KEINE E-Rechnung! Auch wenn Sie bisher Rechnungen als PDF per E-Mail erhalten oder versendet haben – das erfüllt nicht die Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht.
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten im XML-Format. Diese Daten können von Buchhaltungssoftware automatisch eingelesen, verarbeitet und gebucht werden – ohne manuelle Eingabe.
Vorteile der E-Rechnung
- Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr
- Weniger Fehler: Automatische Verarbeitung reduziert Tippfehler
- Schnellere Buchung: Rechnungen werden automatisch zugeordnet
- Bessere Übersicht: Alle Rechnungsdaten digital durchsuchbar
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt in mehreren Stufen:
E-Rechnungen empfangen
Ab sofort müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt auch für Restaurants, Cafés und Bars.
E-Rechnungen versenden (Umsatz > 800.000€)
Unternehmen mit mehr als 800.000€ Jahresumsatz müssen E-Rechnungen an B2B-Kunden versenden.
E-Rechnungen versenden (alle)
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen an B2B-Kunden versenden können.
Was bedeutet das für Gastronomen?
Als Gastronom sind Sie in erster Linie Empfänger von Rechnungen – von Ihren Lieferanten für Lebensmittel, Getränke, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen.
Ab Januar 2025: Empfangspflicht
Ihre Lieferanten werden beginnen, Ihnen E-Rechnungen zu senden. Sie müssen:
- Ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen bereithalten
- Die E-Rechnungen öffnen und verarbeiten können
- Die Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltung übernehmen
- Die E-Rechnungen 10 Jahre lang archivieren
Für wen ist das Versenden von E-Rechnungen relevant?
Wenn Sie als Gastronom B2B-Kunden beliefern (z.B. Catering für Unternehmen, Lieferungen an Hotels oder Kantinen), müssen Sie ab 2027/2028 E-Rechnungen versenden können. Für reine Endkundenbetriebe (B2C) ändert sich beim Versenden zunächst nichts.
Beispiel: Typischer Gastronomiebetrieb
Ein Restaurant, das ausschließlich Gäste bewirtet (B2C), muss ab 2025 E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Das Versenden von E-Rechnungen an Endkunden ist (noch) nicht verpflichtend.
E-Rechnungs-Formate: XRechnung vs. ZUGFeRD
In Deutschland werden hauptsächlich zwei E-Rechnungs-Formate verwendet:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Menschlich + maschinell |
| Verbreitung | Öffentliche Auftraggeber | Privatwirtschaft |
| Vorteil | Kompakter | Auch ohne Software lesbar |
Für Gastronomen empfehlen wir ZUGFeRD: Sie können die Rechnung als PDF ansehen und haben gleichzeitig die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung.
E-Rechnungen empfangen: So geht's
Um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, benötigen Sie:
1. E-Mail-Adresse für Rechnungen
Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse ein, z.B. rechnungen@ihr-restaurant.de. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit.
2. Software zur Verarbeitung
Ihre Buchhaltungssoftware muss E-Rechnungen importieren können. Gängige Lösungen:
- DATEV Unternehmen Online: Vollständige E-Rechnungs-Unterstützung
- lexoffice: ZUGFeRD-Import möglich
- sevDesk: E-Rechnungs-fähig
- EasySteuern-Portal: Wir verarbeiten Ihre E-Rechnungen automatisch
3. Archivierung
E-Rechnungen müssen GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden – unveränderbar und jederzeit lesbar. Das Original-PDF reicht nicht, Sie brauchen auch die XML-Daten.
Tipp: EasySteuern nimmt Ihnen die Arbeit ab
Als EasySteuern-Kunde leiten Sie E-Rechnungen einfach an uns weiter. Wir verarbeiten, buchen und archivieren sie automatisch – Sie müssen sich um nichts kümmern.
E-Rechnungen versenden: Ab wann Pflicht?
Das Versenden von E-Rechnungen wird für die meisten Gastronomen erst ab 2027 oder 2028 relevant:
- Ab 2027: Pflicht für Unternehmen mit > 800.000€ Jahresumsatz
- Ab 2028: Pflicht für alle Unternehmen
Wann müssen Gastronomen E-Rechnungen versenden?
Nur bei B2B-Geschäften, also wenn Sie:
- Catering für Unternehmen anbieten
- Firmenfeiern ausrichten und an Unternehmen fakturieren
- An Hotels, Kantinen oder andere Gewerbebetriebe liefern
- Franchisegeber sind und an Franchisenehmer fakturieren
Für Endkunden (B2C) – also normale Restaurantgäste – ist keine E-Rechnung erforderlich. Der klassische Kassenbon bleibt.
Kassensystem und E-Rechnung
Ihr Kassensystem ist zunächst nicht direkt von der E-Rechnungspflicht betroffen. Kassenbons für Endkunden fallen nicht unter die Regelung.
Aber: Wenn Sie über Ihr Kassensystem Rechnungen an Geschäftskunden erstellen (z.B. für Firmenfeiern), sollte das System ab 2027/2028 E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen können.
Gängige Kassensysteme und E-Rechnungsfähigkeit
- orderbird: E-Rechnungs-Export in Entwicklung
- ready2order: ZUGFeRD-Export möglich
- gastrofix: E-Rechnungs-Funktion angekündigt
- SumUp: Noch kein E-Rechnungs-Export
Prüfen Sie bei Ihrem Kassensystem-Anbieter, ob und wann E-Rechnungs-Funktionen verfügbar werden.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
Mit dieser Checkliste sind Sie für die E-Rechnungspflicht 2025 gerüstet:
Sofort erledigen (Januar 2025)
- E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang einrichten
- Lieferanten über neue Rechnungsadresse informieren
- Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungs-Fähigkeit prüfen
- Mit Steuerberater E-Rechnungs-Prozess besprechen
Kurzfristig (Q1 2025)
- Testweise E-Rechnung empfangen und verarbeiten
- Archivierungslösung für E-Rechnungen einrichten
- Mitarbeiter einweisen (wer bearbeitet E-Rechnungen?)
Mittelfristig (2026-2027)
- Kassensystem auf E-Rechnungs-Versand prüfen
- B2B-Rechnungsprozesse auf E-Rechnung umstellen
Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Gastronomie
Muss ich als kleines Café auch E-Rechnungen empfangen können?
Ja, ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen – unabhängig von der Größe – E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinstbetriebe und Einzelunternehmer.
Kann ich E-Rechnungen einfach ausdrucken und abheften?
Nein! E-Rechnungen müssen digital archiviert werden – inklusive der XML-Daten. Ein Ausdruck erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen. Sie brauchen eine digitale Archivierungslösung.
Was passiert, wenn ein Lieferant mir noch ein PDF schickt?
In der Übergangszeit (2025-2027) werden viele Lieferanten noch klassische PDFs senden. Das ist zunächst akzeptabel. Sie sollten aber darauf vorbereitet sein, echte E-Rechnungen zu verarbeiten, sobald Ihre Lieferanten umstellen.
Muss ich meinen Gästen E-Rechnungen geben?
Nein, für Endkunden (B2C) besteht keine E-Rechnungspflicht. Der normale Kassenbon oder eine klassische PDF-Rechnung reicht völlig aus.
Wer hilft mir bei der Umstellung?
Ihr Steuerberater kann Sie bei der Umstellung unterstützen. Bei EasySteuern übernehmen wir die E-Rechnungs-Verarbeitung komplett für Sie – Sie leiten die Rechnungen einfach weiter, wir erledigen den Rest.